استخدامات إكسل في بيئة العمل

أهمية برنامج إكسل للمؤسسات والشركات

يعد مايكروسوفت إكسلMicrosoft Excel (ضمن حزمة Microsoft Office) أحد أهم البرامج التي تعتمد عليها الشركات والمؤسسات بسبب دوره الرئيس في العديد من القطاعات وقدرته الفائقة على أداء العمليات الحسابية القائمة على الصيغ والدوال وغيرها من الأنشطة التي قد تتطلب حسابات رياضية، إذ يعتمد هذا البرنامج على الجداول البيانية الأكثر استخداماً في الحسابات والأعمال، و تعتمد عليه الشركات لتعزيز الربحية و العمل بكفاءة وتحسين مستوى العمل باستخدام أفضل الأدوات لتحسين المخرجات، إذ يمكن من خلاله إنشاء وتنسيق المصنفات وإعداد الميزانيات والكثير من الوظائف التي ساعدت بتيسير الأعمال في الأقسام المختلفة في الشركات باعتباره برنامج أعمال شامل.

مميزات برنامج إكسل :

برنامج الإكسل يحتوي على العديد من الممـيزات والإمكـانـيات، حيـث يتـمـتع بالمـرونـة الكافـيـة لأداء مـخـتلف المهـام ومـن أبـرز ممـيـزاتـه مـا يمكـن تـلخـيـصه بالتـالي :

• عرض البيانات و تلخيصـها وتـحلـيلـها بـطريـقـة منـظـمـة عـلى شـكـل رسـوم بـيانيـة أو مخـطـطات بـالعـديـد مـن الأشـكـال، إذ يـحتـوي عـلى لـوحـة تـحكـم تـفاعلـية تمـكّن الـمستـخدم مـن عـرض البـيانـات المـدخـلة بسـرعة وسـهـولة وبـطـريقة قـابلة للقـراءة، ويمـكـن تـعـديل هـذه المـخـطـطات تـلقائـيًإ إذا تم تعديل البـيانـات بعـد تـنفـيذ الرسـم الـبـيانـي.

• تـخزين البـيـانـات والأرقـام بـمـخـتـلف أشـكـالهـا داخـل الخـلايـا مـما يـسـمـح بـإجـراء مـخـتـلف العمـلـيات الحـسـابيـة الـبسيـطـة والـمعـقـدة عـن طـريـق تـطبـيق بــعض المـعادلات الـرياضـيـة، إذ يـحـتـوي بـرنـامـج إكـسـل عـلى جـمـيع الـصـيغ الـمحـاسـبـيـة و الـريـاضـيـة.

• يمـتـاز بدقـة النـتـائـج و هـو مـا يـعفـي مــن مـراجـعة العمـلـيات الحـسـابيـة ويمـتـاز أيـضًابسهولة التعديل إذ من السهــل جـدًا تــعـديــل البـيـانـات حســب المـتـطلـبات أو إضـافـة بــيــانـات جـديــدة.

• الأمـان، إذ يـمـكــن وضــع كـلمــة مــــرور عــــلى بــيانات جــدول إكـسـل وتـأمـيــنها حــتى لا يتــم إســاءة اسـتـخـدامـها ممـا يـجعـل الـوصـول لهــا مـحــدود.

• إمكــانـيــة الــمـقـارنــة بـيــن البــيانــات بـشكـــل سهـــل وفــعال لفــرز الـبــيانـــات وتـصفــيتـــها والــبــحـــث فــيــهــا بــســهــولة وبــســرعـــة وتــحلــيلــهــا.

• ربــط الأوراق، إذ يــوفــر الــبــرنـــــامج إمــكـــانــيــــة ربــــط أوراق الــــمستـــند بــبعــضهـــا عــن طــريــق عــــلاقــات ريـــاضـــيـــة أو بــرمــجيــــة بـــيـــن الخـــلايـــا فــي كـــل ورقــــة.

• إمكــانــية إنـشاء الــتقــاريــر، فـقـــد تحـــتــاج إلى إنشـــاء سلــســلة مــن أوراق التــقــاريــر بنـــفس الـتــنســيق، بــاستــخـــدام برنــامــج إكــســـل ستــتـــمـــكن من إنـشــــاء سلـــســـلـــة مــن الــتــقــاريــر و تــسمــيـــتهـــا عــــلى الـــتـــــوالـــي.

مجالات استخدام إكسل في بيئة العمل :

• المحاسبة والأقسام المالية : حيث يساعد برنامج إكسل إدارات الأقسام المالية على تحديد الوضع المالي للمؤسسة وتقييم النتائج المالية والميزانيات ودراسة الخطط المالية للسنوات القادمة وتحديد طرق إدارة المصاريف وزيادة الأرباح، كما يسهل عملية حساب العملات التجارية وأسعار الصرافة.

• الإدارة والسكرتاريا : يستخدم مسؤولو المكاتب برنامج إكسل لإدخال البيانات الإدارية وتخزينها لاستخدامها لاحقاً، فضلاً عن تحليل الأعمال وتقارير الأداء، كما يعد أداة مفيدة لدعم المهام اليومية وإدارة أنشطة المكتب مثل إعداد الفواتير ودفعها و الاتصال بالموردين والعملاء.

• قسم الموارد البشرية : يتم من خلال برنامج إكسل إدارة وتحليل أداء المؤسسة، ودراسة آليات التطوير للموظفين لتنظيم كشوف الرواتب ومعلومات الموظفين وتقسيمات فرق العمل للوصول إلى أفضل أداء ممكن داخل العمل والوصول إلى الخطط المناسبة لتحسين وضع العمل مستقبلاً.

• قسم التسويق والمبيعات : يتم توظيف برنامج إكسل في تنظيم عمل فرق المبيعات والتسويق ومساعدتهم على تحليل مبيعات السنوات السابقة ودراسة آليات جديدة لتحسين مبيعات السنوات القادمة، ويتم تحليل هذه المبيعات على شكل رسوم بيانية ومخططات، ويتم استخدامه أيضاً لتنظيم بيانات العملاء بكل سهولة ويسر، كما ويمكن لموظفي التسويق الرقمي مقارنة نتائج الحملات الرقمية المختلفة للكشف عن تأثير حملة معينة على المبيعات و قياس العائد على الاستثمار.

• قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) : يتمكن القسم من تحديد مؤشرات الأداء الأساسية (KPI’s)، مثل إدارة المخاطر المرتبطة بالامن الالكتروني، والتي تمكن القسم من تحديد الخطط المستقبلية والميزانية الخاصة بالقسم.

• إدارة المشاريع : المشاريع هي أنشطة الأعمال التي عادة ما يكون لها ميزانية وتواريخ بدء وانتهاء، حيث يمكن وضع خطط المشروع في مصنف، و استخدامه بعد ذلك لتتبع التقدم والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد، حيث تتمثل إحدى ميزات استخدام إكسل في إمكانية مشاركة المصنفات مع الآخرين.

فوائد برنامج إكسل

تحتاج جميع الشركات إلى التطور والمضي قدماً لتظل قادرة على المنافسة والعمل بكفاءة، لذا لا بد للموظفين أن يستمروا بالاطلاع على أحدث التقنيات للتقدم المستمر، وفيما يلي نلخص أهمية برنامج إكسل للمؤسسسات وموظفيهم :

• تطوير وتحسين مهارات الموظفين، إذ لا بد من امتلاك مهارات العمل على برنامج إكسل لاستخدامه في أقسام متعددة من المؤسسات، ويجعل الموظف أكثر تنظيماً لأنه يجمع البيانات بجدول واحد بعناية مع القدرة على فرز المعلومات بأي طريقة يختارها.

• تحسين كفاءة و إنتاجية الموظفين، حيث يعد برنامج إكسل أداة لتسريع الإنتاجية وزيادة كفاءة الموظفين خاصة الذين يتعاملون مع الحسابات والبيانات الضخمة، إذ سيسمح لهم بإكمال مهامهم بشكل أسرع وتبسيط حساباتهم، حيث تستغرق العمليات الحسابية وقتاً كبيراً خاصة إذا تعين على الموظف إعادة التحقق من الحسابات لضمان عدم وقوع أخطاء، ومن هنا يأتي دور برنامج إكسل ليضمن لنا حسابات سريعة بدقة متناهية.

• جعل العمل أكثر سهولة ويسر، فكلما زادت مهارات الموظف في التعامل مع إكسل كلما زادت قدرته على التنقل في النظام، إذ يتميز إكسل بالعديد من الاختصارات التي يمكن استخدامها لتسريع سير العمل.

• تخفيف الضغط على فريق تكنولوجيا المعلومات، إذ يعتمد الموظف المُتقن للتعامل مع إكسل على مهاراته في حل المشكلات التي تواجهه مما يؤدي إلى توفير الوقت اللازم لانتظار الدعم من قبل الفريق التقني وتركيز كل فريق على مهامه الأساسية.

إذًا لا يمكن إنكار الدور الذي يلعبه برنامج إكسل في التعامل مع البيانات الضخمة على المستوى الشخصي والمهني، ومن السهل أن تصبح مستخدماً متمرساً لبرنامج إكسل، باتباع نهج ملتزم لمعرفة الأسرار والمفاتيح الخفية لهذا البرنامج وعليك أن تتعلم كافة اسرار هذا البرنامج لتتمكن من تحقيق الاستفادة القصوى منه.